Produktiver arbeiten? Mit diesen 10 Tools kein Problem mehr

Egal, ob selbstständig, Unternehmer oder das Organisieren von Vereinen oder Hobbys – effizientes Arbeiten am Computer lässt sich mit diesen Tools effektiver und schneller erledigen. Dabei haben sie den Vorteil, dass sie unabhängig von Windows und Mac funktionieren und so systemübergreifend für die Arbeiten genutzt werden kann. Auch mit Apps können die Tools vom Computer auf das Smartphone gebracht werden und bieten so noch mehr Flexibilität.

Blockieren, was stört

Focal Filter, Freedom und Cold Turkey bringen die Freiheit zurück, Arbeiten zu können ohne, dass etwas stört, ablenkt oder „dazwischenkommt“.

• Focal Filter ist ein einfaches kostenloses Programm, das in erster Linie Webseiten sperrt, sodass man (unabhängig vom gewählten Browser) keinen Zugriff mehr auf die Seite hat.
• Freedom ist als Abo-Modell erhältlich, kann aber auch einmalig gekauft werden. Das Tool blockt Webseiten, Programme auf dem Computer und Apps auf Smartphone (iOS & Android).
• Cold Turkey kann als Software gekauft werden, aber auch eine kostenlose abgespeckte Version ist erhältlich. Cold Turkey gibts auch im Bundle mit weiteren „Störungsfreien Anwendungen“ wie Writer oder Micromanager.

Dynalist für die Checkliste

Bei großen Projekten oder vielen Schritten ist eine Checkliste unerlässlich. Mit Dynalist lassen sich auch optisch schöne Checklisten erstellen und mit anderen teilen. In der Bezahl-Version (Abo-Modell) kann unter anderem der Google-Kalender integriert und Bilder eingefügt werden. Aber die Basisoption bietet genug, um normale und schicke Checklisten für jeden Anlass von Projekten über Hochzeiten bis hin zum Renovierungsplan umzusetzen.

Clockify fürs Zeitstoppen

Egal, ob die Stunden für die Abrechnung sein werden oder man einfach nur sehen will, wie viel Zeit man für diverse Arbeitsschritten benötigt – das Zeittracken war noch nie so einfach. Egal, ob als App, Browser-Lösung oder für den Computer als Programm, die kostenlose Version von Clockify lässt sich einfach installieren. Mit Statistiken, um zu sehen, wie viel Zeit wofür genutzt wurde, welche Zeiten abgerechnet werden und vielen weiteren Features. Clockify lässt sich auch mit Asana zusammen nutzen.

Egal, für welche Tools man sich entscheidet, wichtig ist, dass man sich um den richtigen Schutz der Daten kümmert. So ist mit Management-Tools auch die DSGVO einzuhalten, gerade wenn die Anbieter eben nicht aus Europa stammen, sondern wie so oft aus den Staaten. Gegebenenfalls muss ein ADV abgeschlossen werden. Diesen Service bieten aber mittlerweile viele amerikanischen Softwarehersteller an, da sie ihre Kunden in Europa durchaus halten möchten. Wenn mit den Tools keine persönlichen Daten (Kundendaten etc.) benutzt werden, sieht es natürlich wieder anders aus.

Gerade bei Tools, die auf Computer und Smartphone laufen, sollte man sich zudem um eine sichere Verbindung kümmern. VPN wird gerne privat genutzt, wenn die HotSpots im Urlaubsland genutzt werden. Für diejenigen, die sich fragen, was VPN ist, sei erklärt, dass es sich um so etwas ein einen verschlüsselten Tunnel für den Datenverkehr handelt. Mit VPN lässt sich ein privates virtuelles Netzwerk aufbauen, sodass nicht jeder Zugriff auf die gesendeten und empfangenen Daten erhält und Hacker sich auch schwertun. Aber auch hier muss darauf geachtet werden, dass der Anbieter DSGVO-konform ist, wenn persönliche Daten genutzt werden.

Google-Produkte fürs Recherchieren und Teilen

Google Drive und Google Alerts sind zwei bekannte und beliebte Google-Produkte, die das Arbeiten einfacher machen.

• Google Drive bietet mit seinen Ordnern, Spreadsheets und der Möglichkeit, im Team zu arbeiten wunderbare und kostenlose Möglichkeiten, effizient zusammenzuarbeiten. Das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten ist bei vielen Teamarbeiten eine unübertroffene Chance.
• Google Alerts helfen, über bestimmte Themen auf dem Laufenden zu bleiben. Egal, ob man nach den neuesten Trends beim Online Marketing Ausschau halten will oder lieber einfach die neuesten Gerüchte über die Queen im Postkasten haben möchte. Google Alerts können schnell und einfach aufgesetzt werden und bei jedem Treffer kommt eine E-Mail (gleich, täglich, wöchentlich etc.)

Trello fürs Projekt-Management

Trello ist wohl die bekannteste und beliebteste Software, wenn es ums Projekt-Management geht. Vor allem bei der Arbeit in Teams lässt sich Trello wunderbar einbinden und vereinfacht die Teamarbeit enorm. Aber auch als Einzelkämpfer kann Trello die Planung vereinfachen. Neben der Bezahlversion, die sich vor allem für Teams lohnt, bietet das Management-System auch eine kostenlose, abgespeckte Version, die für die Einzelkämpfer unter uns durchaus ausreichen dürfte.

Evernote für alle Notizen

Egal, ob Notizen, Ideen oder Webseiten – mit Evernote lässt sich alles schnell und einfach notieren, speichern und organisieren. Als Software für Computer und App für Smartphone ist Evernote immer dabei und immer griffbereit. Die kostenlose Version bietet eine gute Basis, für Extras gibt es monatliche Abos. Eine Microsoft-basierte Alternative zu Evernote ist OneNote, wenn viel mit Word oder Outlook gearbeitet wird.

IFTTT bietet die moderne Wenn-Dann-Formel

If This Than That – wenn dieses passiert, dann sollte jenes ausgelöst werden, wäre eine moderne freie Übersetzung. Sehr gerne wird IFTTT mit den sozialen Medien genutzt. So kann man Twitter mit Google Drive verknüpfen, damit neue Follower in ein Spreadsheet eingefügt werden. Zur Auswahl stehen viele „Apps“, die mit Google Kalender, WordPress, Monzo, Wyze und vielen mehr agieren können. Ein Blick lohnt sich immer.